マイナンバー制度の導入により、平成28年1月からマイナンバーを利用した行政手続きなどの一部が開始されます。
事業者がマイナンバー制度にどのように対応したらよいか、数回に分けてご説明します。
【マイナンバーとは】
マイナンバーとは、国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことをいいます。マイナンバーにより、社会保障や税、災害対策の分野で効率的に情報が管理され、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されます。
また、利用する側（本人や民間事業者など）にとっては、行政手続きの際の添付書類が削減されるなど、負担が従来より軽くなることにもなります。
【平成27年10月からマイナンバーの通知開始】
マイナンバーは、住民票を有するすべての人（外国籍の人も含む）に付与されるもので、平成27年10月から住民票の住所にマイナンバーの通知カードが簡易書留で届けられます。通知カードは各日に受け取らなくてはなりませんので、住民票の住所と異なるところに住んでいる場合は、早めに住民票を移す必要があるでしょう。
また、平成28年1月からは、希望者が申請すれば「個人番号カード」が交付され、それを本人確認のための証明書として活用することができます。
【マイナンバーの収集】
民間事業者は、従業員や役員の社会保障や税に関する手続きの際にマイナンバーを届出ることが必要となります。予定では平成28年1月提出分からは雇用保険と税務関係、1年遅れて平成29年1月提出分からは、健康保険や厚生年金の届出の際にマイナンバーを記載して届け出ることになっています。
このため、事業者はマイナンバー関係の事務で利用するために、マイナンバーの通知を受けている本人から、その利用が始まる平成28年1月より前でも、あらかじめ本人や扶養家族のマイナンバーを収集することができます。本人への通知が始まるまでに、収集の目的や時期、方法などを決めておき、それを周知しておくと良いでしょう。
また、マイナンバーを収集する際は、法令にしたがって本人に利用目的を明示するとともに、本人確認を行うことが義務づけられています。
本人確認は、原則として、次の①～③のいずれかの方法で行うこととされています。
- 個人番号カード（番号確認と身元確認）
- 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
- 個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認） ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルなどで番号確認を行うことなども認められます。
- また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できるときは、身元確認を不要とすることも認められます。